Tiskárna ve firmě: Jak vybrat, spravovat a ušetřit

Tiskárny patří k největším zdrojům frustrace v kancelářích. Nefungují, zasekávají papír, dochází toner v nejhorší možnou chvíli a náklady na tisk bývají překvapivě vysoké. Přitom správný výběr a nastavení tiskárny může firmě ušetřit tisíce korun ročně a spoustu nervů.

Laserová vs. inkoustová: Co je lepší pro firmu?

Toto je základní otázka, kterou řeší každá firma. Odpověď závisí na tom, co a kolik tiskne.

Pro většinu firem doporučujeme laserovou tiskárnu. Má nižší náklady na stránku, je rychlejší a spolehlivější. Inkoustová tiskárna má smysl pouze tam, kde se hodně tisknou barevné fotografie nebo grafika ve vysoké kvalitě.

Síťový tisk: Jedna tiskárna pro celou kancelář

Každý zaměstnanec nepotřebuje vlastní tiskárnu. Jedna kvalitní síťová tiskárna obslouží kancelář s 5--15 lidmi. Výhody:

• Nižší náklady -- místo pěti levných tiskáren jedna kvalitní s nižšími provozními náklady
• Jednodušší správa -- aktualizace ovladačů a výměna toneru na jednom místě
• Centrální dohled -- vidíte, kolik se tiskne a kdo tiskne nejvíc
• Méně problémů -- jedna profesionální tiskárna je spolehlivější než pět domácích

Síťová tiskárna se připojí přímo do firemní sítě kabelem nebo přes Wi-Fi. Zaměstnanci na ni tisknou ze svých počítačů, aniž by museli cokoliv propojovat kabelem.

Cena za stránku: Na co si dát pozor

Pořizovací cena tiskárny je jen špička ledovce. Skutečné náklady jsou v toneru nebo inkoustu. Výrobci tiskáren vydělávají hlavně na spotřebním materiálu -- tiskárnu prodají levně, ale toner stojí stovky.

Jak porovnávat náklady:

1. Zjistěte výtěžnost toneru/cartridge -- kolik stránek vytiskne (údaj je na obalu nebo na webu výrobce)
2. Vydělte cenu toneru výtěžností -- dostanete cenu za stránku
3. Vynásobte měsíčním objemem tisku -- dostanete měsíční náklady

Příklad: Toner za 2 000 Kč s výtěžností 2 500 stránek = 0,80 Kč za stránku. Při 500 stránkách měsíčně = 400 Kč měsíčně. Levnější tiskárna s dražším tonerem může vyjít dráž než dražší tiskárna s levnějším provozem.

Managed Print Services: Tisk jako služba

Managed Print Services (MPS) je model, kde platíte za tisk jako za službu. Poskytovatel dodá tiskárnu, stará se o údržbu, vyměňuje toner a vy platíte za skutečně vytištěné stránky.

Výhody MPS:

• Předvídatelné náklady -- pevná cena za stránku, žádné překvapení
• Žádná starost o údržbu -- toner se dodá automaticky, servis je v ceně
• Profesionální zařízení -- dostanete tiskárnu, kterou byste si sami nekoupili
• Reporting -- přehled o tiskovém provozu firmy

MPS se vyplatí firmám, které tisknou více než 1 000 stránek měsíčně. Pro menší objemy je levnější vlastní tiskárna.

Jak ušetřit na tisku

• Tiskněte oboustranně -- většina moderních tiskáren má automatický duplexní tisk. Ušetříte 50 % papíru.
• Nastavte výchozí tisk na černobílý -- barevný tisk je třikrát až pětkrát dražší. Barvu použijte jen když je potřeba.
• Používejte režim konceptu -- pro interní dokumenty stačí nižší kvalita tisku, která spotřebuje méně toneru.
• Zvažte kompatibilní tonery -- alternativní tonery od třetích stran stojí 30--50 % ceny originálů. Kvalita je u renomovaných značek srovnatelná.
• Digitalizujte -- ne všechno se musí tisknout. Faktury, smlouvy, interní dokumenty mohou existovat jen digitálně.

Nejčastější problémy s tiskárnami a jak je řešit

Tiskárna netiskne / není dostupná -- zkontrolujte, zda je zapnutá a připojená k síti. Restartujte tiskovou frontu na počítači. Pokud nepomůže, restartujte tiskárnu.

Zaseknutý papír -- většinou způsobený nekvalitním papírem, přeplněným zásobníkem nebo opotřebenými válci. Opatrně vytáhněte papír ve směru tisku. Pokud se to opakuje, je čas na servis.

Pruhy na výtisku -- u laserové tiskárny obvykle znamenají končící toner nebo opotřebovaný válec. U inkoustové tiskárny zkuste vyčistit tiskové hlavy (funkce v menu tiskárny).

Pomalý tisk -- může být způsobený pomalým síťovým připojením (u Wi-Fi tiskáren) nebo tím, že tiskárna zpracovává příliš složitý dokument. Připojení kabelem je vždy spolehlivější.

Naše doporučení pro malou firmu

Pro kancelář s 5--15 zaměstnanci doporučujeme:

• Jednu kvalitní černobílou laserovou multifunkci (tisk, kopírování, skenování) jako hlavní tiskárnu
• Připojení přes síťový kabel (spolehlivější než Wi-Fi)
• Nastavení oboustranného tisku jako výchozího
• Pokud potřebujete občas barevný tisk, menší barevnou tiskárnu jako doplněk

Orientační rozpočet: 8 000 -- 15 000 Kč za tiskárnu, 200 -- 500 Kč měsíčně za spotřební materiál při běžném objemu tisku.

Jako IT správce v Praze 1 pomůžeme s výběrem tiskárny, jejím nastavením v síti a průběžnou správou. Aby tiskárna prostě fungovala.